Невозможно представить современную компанию без систем автоматизации. Как правило, средства инвестируются в бизнес-критичные процессы, т.е. те, которые напрямую влияют на результативность компаний: производство, продажи, закупки и др. Уровень же автоматизации HR на многих предприятиях, особенно если посмотреть на сегмент среднего бизнеса, все еще достаточно низкий. Как правило, автоматизирован только кадровый учет.

В то же время, сама HR-функция представлена практически на всех предприятиях полным набором бизнес-процессов: найм, адаптация, оценка, обучение, удержание, карьерное планирование. Ожидания бизнеса от результативности HR растут быстрее численности этих подразделений.  Но даже в такой ситуации защитить бюджет на автоматизацию какого-либо HR-процесса часто не получается.

Давайте разберемся как выстроить стратегию защиты бюджета:

1. Определить цели автоматизации. Четко ответить на вопрос «зачем»? Самые распространенные причины потребности в автоматизации:

• • оптимизация трудозатрат при реализации какого-либо процесса (сокращение времени на выполнение рутинных операций внутри процесса);
  • сокращение сроков реализации процесса (сокращение времени на выполнение процесса в целом, может достигаться не только за счет п.а);
  • оптимизация стоимости реализации процесса;
  • необходимость организовать реализацию процесса в изменившихся условиях, которые меняют требования к тому, как реализуется процесс сейчас.

Важно показать связь целей компании, HR-стратегии и автоматизируемых процессов.

2. Выделить метрики, которые позволять оцифровать состояние «до» и «после» автоматизации.

Метрики должны соответствовать заявленной цели автоматизации. Они могут быть прямыми и косвенными, нам важно учесть все. Например, если вы хотите автоматизировать расчет ключевых HR-показателей из-за того, что сейчас ручная обработка отчетов из 1С:ЗУП, агрегация данных и визуализация результатов занимает у специалиста, готовящего эту отчетность, 2-3 рабочих дня ежемесячно, то прямой метрикой будет количество часов специалиста, затраченных на подготовку одного ежемесячного отчета до внедрения нового ПО и после. Но вы точно получите дополнительные эффекты от автоматизации, которые тоже важно обозначить:

увеличение скорости принятия решений по удержанию персонала, благодаря возможности онлайн мониторинга динамики численности, коэффициента текучести, причин увольнений;

• сокращение количества ошибок в расчетах;
• доступ к историческим данным и возможность сравнивать динамику показателей за любые периоды;
• организация доступа к отчетам для всех руководителей в любое время и т.д.

Чем больше эффектов и метрик к ним вы выделите и обозначите, тем выше вероятность успешной защиты бюджета. Часто HR фокусируются только на прямых метриках, тем самым ограничивая самим себе возможности аргументации.

3. Оцифровать каждую из выделенных метрик, показать динамику метрик «до» и «после».

Идеальная оцифровка – до конкретной суммы денег. До денег можно оцифровать практически все: сокращение времени, уменьшение количества ошибок, отказ от каких-то ресурсов, которые требовались до автоматизации и т.д.

Рассмотрим на примере того же проекта по автоматизации расчета HR-показателей:

4. Сделать расчет окупаемости.

Если мы смогли оцифровать до денег метрики, на которые влияет автоматизация, то сделать расчет окупаемости будет легко. Продолжим рассматривать на примере автоматизации HR-аналитики:

Бывают проекты, окупаемость которых посчитать сложно, т.к. нет прямых метрик результативности или они не являются значимыми для внутреннего инвестора. Часто такими проектами становятся проекты автоматизации внутренних HR процессов, т.е. тех, которые не связаны с клиентами HR-функции (руководители, сотрудники). Например, автоматизация оценки 360. Как правило, нет критичности для участников в том получат они отчет в день завершения оценки или через неделю.  Такие проекты защищать сложнее всего. Успех может быть, если такой процесс является стратегически значимым для компании. Например, компетентная команда управленцев становится ключевым конкурентным преимуществом, когда у компании стоит цель масштабирования. И через эту цель сокращение сроков цикла оценки для последующего планирования обучения управленцев будет выглядеть уже не «бантиком» для HR, а способом быстрее решить важную для компании задачу.

5. Описать способ оценки результативности проекта (как мы поймем, что мы достигли целевого результата от автоматизации).

На этом этапе мы описываем, как и с какой периодичностью мы будем оценивать динамику факторов, на которые влияет автоматизация: это может быть прямой замер времени на выполнение той или иной функции, проведение опроса участников автоматизируемого процесса, динамика результативности автоматизируемого процесса и т.д.  Для проектов, в которых не удалось найти прямых метрик оценки результативности – важно на этапе защиты договориться с внутренним инвестором о том, какие косвенные метрики будут приняты как успешный результат.

Мы с командой SimpleHR помогаем нашим клиентам защищать бюджет на внедрение нашего продукта. Если вам нужна HR аналитика, но нет уверенности, что удастся защитить бюджет – пишите, подготовимся к защите вместе.

Подписаться на рассылку